Entender tu mente, cuidar tus emociones.

1. Responsable del tratamiento

La responsable del tratamiento de los datos personales es Freicy Johanna Castro Sánchez, quien presta sus servicios bajo el nombre comercial NeuroAfectiva.

La misma responsable atiende las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales (ver sección 15).

2. Objeto, alcance y marco normativo

Esta política establece cómo NeuroAfectiva recolecta, usa, almacena, comparte y elimina los datos personales de pacientes, acudientes, personas interesadas, visitantes del sitio web y demás titulares con quienes tiene relación.

Aplica a toda la información personal tratada en el consultorio, en la atención virtual, por WhatsApp, en redes sociales y en el sitio web, sea en medio físico o digital.

Normas aplicables:

• Constitución Política, artículo 15 (derecho al habeas data e intimidad).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013), reglamentario de la Ley 1581.
• Ley 1090 de 2006, Código Deontológico y Bioético del ejercicio de la Psicología, en especial el secreto profesional.
• Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y normas que la modifican, sobre historia clínica.
• Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.
• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.

3. Definiciones

Para esta política se usan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación:

4. Principios del tratamiento

Todo tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se ajusta a la ley.
• Finalidad: los datos se usan solo para los fines informados al titular.
• Libertad: solo se tratan datos con autorización previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos se tienen.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo los conocen las personas autorizadas.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminada la relación.

En la práctica clínica, estos principios se suman al secreto profesional del psicólogo.

5. Titulares, datos y canales de recolección

NeuroAfectiva trata datos de cinco grupos de titulares, recolectados por los canales que se indican:

Para pagos se pueden tratar datos de facturación y del medio de pago [ajustar según los medios de pago que se usen].

No se recolectan datos personales mediante formularios en el sitio web. Cuando una persona hace clic en "Agenda tu cita", es redirigida a WhatsApp y los datos que comparta allí quedan sujetos a esta política.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se usan únicamente para las siguientes finalidades.

Atención clínica

1. Responder solicitudes de información, orientar sobre el servicio adecuado y agendar valoraciones.
2. Realizar evaluaciones neuropsicológicas, psicoterapia, estimulación neurocognitiva, rehabilitación cognitiva y orientación familiar.
3. Elaborar, custodiar y actualizar la historia clínica, los informes y los planes de intervención.
4. Coordinar con padres, acudientes, colegios u otros profesionales de la salud, solo con autorización expresa del titular o de su representante.
5. Enviar recordatorios de citas, indicaciones, tareas terapéuticas y seguimiento.

Administración

6. Facturar, recibir pagos y llevar registros contables y tributarios.
7. Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
8. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

Comunicación y sitio web

9. Medir las visitas al sitio web y conocer desde qué canales llegan los visitantes.
10. Enviar contenido educativo o información sobre nuevos servicios, solo si el titular lo autoriza de forma separada. Esta finalidad es opcional y su rechazo no afecta la atención.

NeuroAfectiva no vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

7. Datos sensibles

La mayor parte de la información que trata NeuroAfectiva es sensible: datos de salud mental, diagnósticos, resultados de pruebas neuropsicológicas, notas de sesión e historia familiar. También pueden ser sensibles las imágenes y grabaciones de las personas.

Para tratar datos sensibles, NeuroAfectiva:

• Obtiene autorización explícita del titular o de su representante legal, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
• Informa al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Sin embargo, si no los comparte, puede no ser posible prestar el servicio clínico.
• Informa de forma explícita cuáles de los datos solicitados son sensibles y para qué se usarán.
• Usa los datos sensibles solo para la atención clínica y las obligaciones legales asociadas, nunca con fines comerciales o publicitarios.
• Restringe el acceso a la profesional tratante y aplica las medidas de seguridad de la sección 10.

Se recomienda a las personas interesadas no enviar por WhatsApp información clínica detallada antes de la primera cita. Basta con un motivo de consulta general.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

NeuroAfectiva atiende a menores de edad. Por eso trata sus datos con especial cuidado, siempre en función de su interés superior y del respeto de sus derechos fundamentales, según el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1098 de 2006.

• La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal del menor.
• Antes de esa autorización, se escucha la opinión del niño, niña o adolescente. Su opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Los datos del menor se usan solo para su evaluación, intervención y seguimiento.
• La información solo se comparte con el colegio u otros profesionales cuando los representantes lo autorizan por escrito y siempre que convenga al menor.
• Los informes entregados a la familia contienen solo la información necesaria para el fin con que se solicitan.
• No se publican imágenes, videos, testimonios ni ningún dato que permita identificar a un menor paciente.

Cuando los padres estén separados o haya conflicto sobre la custodia, NeuroAfectiva puede pedir documentos que acrediten la representación legal antes de entregar información.

9. Autorización del titular

Antes de tratar datos personales, NeuroAfectiva pide autorización previa, expresa e informada. La autorización se puede dar por escrito, de forma verbal o con una conducta inequívoca del titular, siempre que quede prueba de ella.

Momentos en que se pide:

1. Primer contacto por WhatsApp: mensaje automático con el aviso de privacidad y el enlace a esta política. Si la persona continúa la conversación después de leerlo, se entiende que acepta el tratamiento de sus datos de contacto y de su motivo de consulta general.
2. Primera cita: formato de autorización firmado, físico o digital, que incluye los datos sensibles y, si aplica, los datos del menor.
3. Sitio web: aviso de privacidad y cookies con enlace a esta política.

NeuroAfectiva conserva copia de las autorizaciones mientras dure el tratamiento y durante el tiempo de conservación de la historia clínica.

No se requiere autorización cuando la información la pide una entidad pública o judicial en ejercicio de sus funciones, en casos de urgencia médica o sanitaria, ni en los demás casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Historia clínica, secreto profesional, conservación y seguridad

La historia clínica es un documento privado y sometido a reserva. Solo pueden conocerla el paciente, su representante legal si es menor de edad, el equipo de salud tratante y las autoridades en los casos que la ley señale.

Secreto profesional. La información obtenida en la atención está protegida por el secreto profesional de la Ley 1090 de 2006. Solo se revela con consentimiento del titular o cuando la ley lo exige, por ejemplo ante un riesgo grave para la vida del paciente o de terceros.

Conservación. La historia clínica se guarda por el tiempo que exige la normativa de salud, actualmente mínimo 15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017 [verificar vigencia con el asesor jurídico]. Los demás datos se conservan mientras sean necesarios para la finalidad que los justificó o mientras exista una obligación legal o contable. Las conversaciones de WhatsApp de personas que no llegan a ser pacientes se eliminan a los [6] meses sin actividad.

Medidas de seguridad:

• Historias clínicas físicas en archivo bajo llave en el consultorio, con acceso solo de la profesional.
• Historias digitales en [software clínico o servicio de almacenamiento], con contraseña robusta y verificación en dos pasos.
• Teléfono y computador con bloqueo de pantalla y cifrado; copia de seguridad cifrada de WhatsApp Business.
• Sesiones virtuales desde un lugar privado, sin grabación salvo autorización expresa.
• Eliminación segura de documentos físicos y digitales cuando termine el periodo de conservación.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, NeuroAfectiva lo informará a la SIC y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

11. Encargados, transmisiones y transferencias internacionales

Para prestar sus servicios, NeuroAfectiva usa proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia. Con la autorización, el titular acepta que sus datos se transmitan a estos proveedores para las finalidades de esta política.

NeuroAfectiva elige proveedores con políticas de seguridad y privacidad reconocidas y solo les entrega los datos necesarios. Los datos clínicos no se comparten con terceros distintos de los indicados sin autorización expresa del titular, salvo orden legal o judicial.

12. Sitio web, cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio www.neuroafectiva.com.co no tiene formularios, pero la plataforma en la que está construido usa cookies y tecnologías similares. Estas sirven para contar visitas y saber desde qué canal llega cada visitante.

NeuroAfectiva no usa estas tecnologías para identificar a pacientes ni para perfilar información de salud.

Al entrar al sitio, el visitante ve un aviso que le informa sobre estas tecnologías y le permite consultar esta política. Puede borrar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador; el sitio seguirá funcionando.

Si en el futuro se activan píxeles publicitarios de Meta, TikTok o Google, esta tabla se actualizará y se pedirá un consentimiento específico.

13. Derechos de los titulares

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Pedir prueba de la autorización que otorgó.
3. Saber, previa solicitud, qué uso se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante NeuroAfectiva.
5. Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a sus datos personales.

La historia clínica no puede eliminarse antes del plazo legal de conservación, aunque el titular revoque la autorización. En ese caso, NeuroAfectiva deja de usar los datos para cualquier otra finalidad y los conserva solo para cumplir la ley.

Los derechos de un menor los ejercen sus padres o representantes legales. También pueden ejercerlos los causahabientes del titular o un apoderado debidamente acreditado.

14. Deberes del responsable

Como responsable del tratamiento, y según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, NeuroAfectiva se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno de su derecho de habeas data.
• Pedir y conservar copia de la autorización.
• Informar al titular la finalidad del tratamiento y sus derechos.
• Proteger la información para evitar su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Mantener la información veraz y actualizada, y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Exigir a los encargados el respeto de la seguridad y privacidad de la información.
• Tramitar las consultas y reclamos en los plazos de esta política.
• Informar a la SIC los incidentes de seguridad y cumplir sus instrucciones.

15. Consultas y reclamos

El titular puede presentar consultas y reclamos sobre sus datos por correo a neuroafectiva@gmail.com o por escrito en la Carrera 65 A #96–43, Bogotá. La persona que los atiende es Freicy Johanna Castro Sánchez.

La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de lo que pide, una dirección o correo para responder y, si actúa un representante, el documento que lo acredite.

Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta del interesado, se entiende que desistió.

Mientras se resuelve un reclamo, los datos se marcan con la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los 2 días hábiles siguientes a su recibo.

El titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite ante NeuroAfectiva.

16. Testimonios e imágenes en la web y redes sociales

NeuroAfectiva solo publica testimonios, fotos o videos con autorización escrita y previa de la persona que aparece o que escribió el testimonio.

• Los testimonios se publican sin nombre ni datos identificables, salvo que la persona autorice expresamente lo contrario.
• En las capturas de WhatsApp se ocultan el nombre, el número, la foto de perfil y cualquier otro dato identificable.
• Las fotos de "momentos de consulta" no muestran rostros de pacientes. Si aparece un adulto identificable, se requiere su autorización escrita.
• Nunca se publican imágenes ni testimonios que identifiquen a un menor paciente, aunque los padres lo autoricen. Así se protege su intimidad y su historia clínica a futuro.
• La persona puede pedir en cualquier momento que se retire su testimonio o imagen. Se retirará de la web en un plazo máximo de [5] días hábiles.

17. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el [día] de [mes] de 2026 y se publica en www.neuroafectiva.com.co, con un enlace en el pie de página del sitio.

Las bases de datos estarán vigentes mientras NeuroAfectiva preste sus servicios y durante los plazos de conservación de la sección 10.

Cualquier cambio importante de esta política, en especial de sus finalidades, se informará a los titulares por el sitio web o por WhatsApp antes de aplicarlo. Si el cambio afecta las finalidades autorizadas, se pedirá una nueva autorización.

Última actualización: [fecha].